Was ist eine Apostille?

Apostille ist eine Art Beglaubigungsprozess, der die internationale Gültigkeit eines Dokuments bestätigt.

Die Apostille wird insbesondere verwendet, um die rechtliche Anerkennung von Dokumenten (wie Diplomen, Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, notariell beglaubigten Dokumenten usw.), die ins Ausland geschickt werden, in einem anderen Land sicherzustellen. Dieses System wurde durch das Haager Apostille-Abkommen von 1961 (Hague Apostille Convention) geregelt.

Wozu dient die Apostille?

Die Apostille ist ein Verifizierungsprozess, der die Gültigkeit offizieller Dokumente von einem Land in ein anderes erleichtert. Sie sorgt insbesondere dafür, dass offizielle Dokumente international anerkannt und akzeptiert werden. Dank der Apostille wird die Gültigkeit eines Dokuments durch die zuständigen Behörden des ausstellenden Landes bestätigt, sodass es im Empfängerland rechtlich verwendet werden kann.

Die Apostille zeigt an, dass das Dokument von den offiziellen Behörden des Landes, in dem es ausgestellt wurde, verifiziert wurde. Dadurch wird sichergestellt, dass das Dokument in einem anderen Land rechtlich anerkannt wird. Da die Apostille nur zwischen den Ländern gilt, die dem Haager Apostille-Abkommen beigetreten sind, ist keine zusätzliche Bestätigung durch die Botschaft oder das Konsulat erforderlich. Apostillierte Dokumente werden in vielen offiziellen Prozessen in anderen Ländern verwendet, wie zum Beispiel bei Bildung, Arbeitsbewerbungen, Einbürgerungsverfahren, Eheschließungen und Geschäftsvereinbarungen.

Wie lange ist die Apostille gültig?

Für die Apostille selbst gibt es keine festgelegte Gültigkeitsdauer. Die Gültigkeit hängt jedoch von der Art des apostillierten Dokuments und dem Zweck ab, für den es verwendet wird. Entscheidend ist, dass das Dokument den Anforderungen des Empfängerlandes in Bezug auf Zeitraum und Bedingungen entspricht.

Dauerhafte Dokumente, wie Geburtsurkunden oder Heiratsurkunden, werden in der Regel als unbefristet gültig angesehen.

Aktuelle Dokumente, wie ein Führungszeugnis, eine Studienbescheinigung oder ein Auszug aus dem Melderegister, müssen hingegen ein aktuelles Ausstellungsdatum haben. Das Empfängerland akzeptiert in der Regel nur Dokumente, die innerhalb von 3-6 Monaten ausgestellt wurden.

Je nach den gesetzlichen Bestimmungen des Landes, in dem die Apostille verwendet wird, kann es erforderlich sein, das Dokument zu erneuern. Einige Länder verlangen zum Beispiel ein aktuelles Führungszeugnis oder notariell beglaubigte Dokumente. Die Apostille bestätigt die Echtheit des Dokuments, aber es sollte immer geprüft werden, ob das apostillierte Dokument bei der zuständigen Institution noch gültig ist.

Können Konsulate eine Apostille ausstellen?

Konsulate können keine Apostille ausstellen. Die Apostille kann nur von den zuständigen Behörden eines Landes erteilt werden. Konsulate sind in diesem Zusammenhang nicht befugt, können jedoch bei der Beratung zu Dokumenten, die eine Apostille erfordern, helfen oder andere administrative Aufgaben übernehmen.

Wie wird eine Apostille erteilt?

Zunächst müssen Sie die zuständige Behörde für den Dokumententyp ermitteln. Für rechtliche Dokumente sind die zuständigen Stellen die Justizkommissionen der Gerichte, für administrative Dokumente sind es die Gouvernements oder Bezirksverwaltungen. Anschließend müssen Sie das Originaldokument beschaffen.

Gehen Sie mit dem betreffenden Dokument zur zuständigen Behörde und reichen Sie Ihre Identität und das Antragsformular ein. Während des Verfahrens wird möglicherweise gefragt, für welches Land die Apostille benötigt wird. Nachdem die zuständige Behörde die Richtigkeit des Dokuments überprüft hat, wird der Apostille-Stempel entweder direkt auf das Dokument oder auf ein zusätzliches Blatt angewendet. Wenn das Dokument in der Sprache des Empfängerlandes benötigt wird, kann es erforderlich sein, eine notariell beglaubigte Übersetzung anfertigen zu lassen.

Welche Dokumente sind für den Apostille-Prozess erforderlich?

Die erforderlichen Dokumente variieren je nach Art des Dokuments, das apostilliert werden soll. Im Allgemeinen sind jedoch folgende Unterlagen und Informationen notwendig:

• Das Originaldokument oder ein notariell beglaubigtes Dokument,
• Ein Ausweis (Personalausweis, Reisepass oder ein offizielles Identifikationsdokument) zur Bestätigung der Identität des Antragstellers,
• Einige Gouvernements oder Bezirksverwaltungen verlangen möglicherweise das Ausfüllen eines kurzen Antragsformulars für die Apostille,
• Es muss angegeben werden, in welchem Land das Dokument verwendet wird. Diese Information ist für die zuständige Behörde von Bedeutung.

Apostille-Verfahren werden für offizielle Dokumente angewendet, die im Rahmen des Haager Apostille-Abkommens internationale Gültigkeit erlangen müssen. Diese Dokumente müssen validiert werden, um in anderen Ländern für offizielle Verfahren verwendet werden zu können. Hier sind Beispiele für Dokumente, die apostilliert werden können:

• Zivilstands- und Bevölkerungsdokumente: Geburtsurkunden, Auszüge aus dem Bevölkerungsregister, Heiratsurkunden (Heiratsbuch oder Heiratsurkundenkopie), Scheidungsurteile (gerichtliche Entscheidungen) und Sterbeurkunden.
• Rechtliche und juristische Dokumente: Gerichtsurteile, Führungszeugnisse (Strafregister), Dokumente zu Insolvenz und Schulden, Vollstreckungs- und Klageentscheidungen.

Was enthält eine Apostille?

Eine Apostille wird in einem international anerkannten Format erstellt und enthält die wesentlichen Informationen, die die Gültigkeit des Dokuments bestätigen. Die Apostille, die gemäß dem Haager Apostille-Abkommen ausgestellt wird, enthält folgende Informationen:

• Name des ausstellenden Landes,
• Name der Person, die das Dokument unterzeichnet hat,
• Titel der Person, die das Dokument unterzeichnet hat,
• Name der ausstellenden Institution,
• Ort, an dem die Apostille ausgestellt wurde,
• Datum der Ausstellung der Apostille,
• Referenznummer der Apostille,
• Stempel oder Siegel der zuständigen Behörde,
• Unterschrift der zuständigen Behörde.

Was ist e-Apostille?

e-Apostille ist ein System, das es ermöglicht, Apostille-Verfahren elektronisch durchzuführen. Es bietet eine digitale Alternative zu den traditionellen papierbasierten Apostille-Prozessen und ermöglicht eine schnellere, sicherere und einfachere Durchführung der Verfahren. Die elektronische Apostille wurde entwickelt, um die Richtigkeit von Dokumenten im digitalen Umfeld zu überprüfen.

Handelsunternehmen und Apostille-Stempel

Auch für Handelsunternehmen kann ein Apostille-Stempel erforderlich sein. Unter den Handelsdokumenten, wie etwa Gesellschaftsverträgen oder Gründungsurkunden, müssen bei Bedarf bestimmte Verfahren befolgt werden.

Unternehmen, die eine Niederlassung oder Repräsentanz eröffnen möchten, müssen in diesem Zusammenhang nach der Übersetzung der Dokumente eine notarielle Beglaubigung einholen und die Dokumente an die entsprechenden Behörden weiterleiten.

RA Mehmet Can CİVAN & RA Ahmet EKİN